Hầu hết chúng ta đều có một địa chỉ Gmail, nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa những tính năng sẵn có của Gmail để giúp cho công việc được xử lý nhanh chóng hơn. Sau đây Vmax xin bật mí cho các bạn 4 cách để tận dụng tốt công cụ Gmail.

1. Unsubscribe emails trong tíc tắc

Chắc hẳn bạn nào cũng đau đầu vì Gmail Inbox mỗi ngày có cả chục emails mới, mà toàn tin quảng cáo về giảm giá cuối năm, tin nhắn rác...

Email quảng cáo nhiều đến nỗi đẩy cả những email quan trọng hay đơn giản là bạn cảm thấy chúng quá phiền phức. Nhưng ngồi unsubscribe từng email sẽ mất khá nhiều thời gian của bạn. Cách tiện lợi và nhanh chóng nhất là truy cập Website www.unroll.me , nhập email của bạn vào, lập tức một list các emails mà bạn đã subscribes sẽ hiện ra, chỉ cần unsubscribe chúng một lượt.

Những cách tối ưu hóa Gmail cực hữu hiệu cho công việc

2. Advanced search dùng các từ đặc biệt (search operators)

Nếu các bạn muốn khai thác tối đa chức năng search của Gmail thì mình gợi ý các bạn nên sử dụng các từ đặc biệt (search operators) để lọc kết quả tìm kiếm hiệu quả hơn. Đầu tiên, bấm  vào đây để xem một danh sách các từ đặc biệt mà Gmail cung cấp. Hay xem 6 từ thường gặp dưới đây:

  • From và To:

Để tìm tất cả emails được gửi bởi một người nào đó thì bạn dùng từ này. Ví dụ, mình tìm emails được gửi tới bởi Jason thì mình sẽ gõ vào thanh search là “from:jason@gmail.com”. Tương tự như “from”, “to” là để kiếm những emails được bạn gửi tới một ai đó

  • Subject:

Để tìm những emails mà trong phần Subject có chữ bạn cần. Ví dụ, bạn muốn tìm emails từ Amy có tiêu đề liên quan đến discount thì bạn có thể search “from:amy@gmail.com subject:discount”

  • After và Before:

Từ này để tìm kiếm emails dựa trên thời gian. Ví dụ, bạn cần tìm những email được gửi từ sếp của bạn trong khoảng thời gian từ 1/2/2015 đến 1/5/2015 thì bạn search như sau “from:bosss@gmail.com  after:2015/2/1 before:2015/5/1”

Lưu ý: format của thời gian là yyyy/mm/dd nhé

  • Label:

Trong Gmail có chức năng “Label” cho emails, bạn có thể tận dụng chức năng này để tìm kiếm. Ví dụ, bạn muốn kiếm những emails bạn nhận được từ Vmax được label là “Promotion" thì bạn search “from:news@info.vmax.vn  label:Promotion”

  • Filename:

Để tìm kiếm những emails có attachments mà có chứa những từ nhất định thì bạn dùng operator này nhé. Ví dụ, mình muốn xem những email mình gửi đi cho "abcdwxyz" có attachments chứa từ “hợp động” thì mình search như sau “to:abcdwxyz@gmail.com filename:"hợp đồng”

  • Is:

Để tìm kiếm những emails được đánh dấu là read/unread/starred/important. Ví dụ, bạn muốn tìm các emails từ abcdwxyz, Subject có chứa từ “hợp đồng”, và được đánh dấu là “unread” thì bạn search như sau “from:abcdwxyz@gmail.com subject:hợp đồng is:unread”

3. Hẹn giời gửi Email

Có bao giờ bạn soạn xong một email nhưng chưa muốn gửi ngay mà lưu lại để sau này gửi chưa? Chắc chắn bạn nào dùng email thường xuyên sẽ gặp trường hợp này rồi. Lưu lại để gửi sau thì dễ gặp phải trường hợp là bạn quên mất hay đang ở ngoài k có Internet để gửi. Một ứng dụng mở rộng rất hay của Chrome là Boomerang, sẽ giúp bạn hẹn giờ gửi mail của mình.

  • Đầu tiên bạn cài đặt Boomerang tại đây
  • Sau đó khi bạn viết mail bạn sẽ thấy chế độ “Send Later”

Những cách tối ưu hóa Gmail cực hữu hiệu cho công việc

Boomerang còn một chức năng nữa là chế độ phân tích xem khả năng email của bạn được người đọc trả lời là cao hay thấp. Bạn chỉ cần viết xong email và ấn vào nút ở góc phải để đọc kết quả nhé!

4. Dùng hashtag (#) như một cách để label

Gmail còn một chức năng nữa là tìm kiếm emails dựa trên hashtag (#). Nếu bạn đang làm một project, thì bạn và đồng nghiệp nên tận dụng chức năng này của Gmail. Ví dụ, bạn đang làm project về "Year End party", vậy thì trong những emails mà các bạn trao đổi với nhau, hãy thêm #YearEndParty vào phần nội dung của email để lúc cần search thì tất cả những email liên quan đến #YearEndParty sẽ được hiện ra ngay.

Hi vọng các mẹo trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc và giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian của mình

 Theo 8morning



Bình luận
Đăng nhập để gửi bình luận
Newsletter

Nhập email để nhận thông báo khi có bài viết mới